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PREGUNTAS FRECUENTES PAG. 3

¿Cómo hago para registrar libros de comercio?

Para inscribir libros por parte de comerciantes (personas naturales y jurídicas), sociedades civiles, entidades sin ánimo de lucro, empresas unipersonales, sociedades de hecho, etc se debe:

Diligenciar el formato de solicitud de inscripción de libros, el cual podrá obtener en información o en las ventanillas de la Cámara de Comercio, el cual debe ser suscrito por el representante legal, revisor fiscal o comerciante interesado; si los solicitantes se encuentran en sociedad de hecho, deberán firmar conjuntamente la solicitud.  En ella deberá indicarse:

 

Nombre del propietario de los libros.

Nombre de los libros.

Número de hojas útiles de que está compuesto cada libro, debidamente numeradas en forma consecutiva.  Cuando se trate del registro de hojas desprendibles de un libro determinado, igualmente debe numerarse, indicando la cantidad total de éstas.

Para el registro de libros nuevos se coloca una nota en la carta advirtiendo que los registra por primera vez.

Los libros de en presentarse completamente en blanco.

Si se trata de libros llevados en la modalidad de FORMAS CONTINUAS, hojas removibles o serie continuas de tarjetas, debe indicarse en forma expresa un código acogido por el comerciante para determinar los mismos, y anotarlos en la parte superior de cada una de las hojas a registrar (Decreto 2649 de 1993, art 125) diferente código para cada uno.

Si se trata de libros empastados, basta con numerarlos, sin necesidad de indicar código alguno.

 

¿Qué hacer en caso de extravío de los Libros?

Observar lo anteriormente mencionado y, además, afirmar por escrito la pérdida de los Libros.  Esta afirmación se entenderá hecha bajo la gravedad de juramento. (Decreto 266 de 2000, artículo 30)

 

¿Qué hacer si se van a registrar nuevos Libros?

Deberá acreditarse, además, la finalización de los anteriores, mediante uno de los siguientes mecanismos:

 

1. Presentar el anterior libro.

2. Certificación de contador público titulado o revisor fiscal, si existe este cargo (Decreto b2649 de 1.993).

 

Si el libro se refiere a contabilidad de un establecimiento de comercio, la inscripción debe solicitarse indicando primero el nombre del establecimiento (Decreto 2649 de 1.993).

 

¿Qué pasa cuando no se reclaman los libros?

Transcurridos 4 meses, contados a partir de la fecha de la solicitud sin que haya reclamado los libros, la Cámara de Comercio los destruirá.

 

¿Qué sucede cuando se presentan hechos irregulares en la contabilidad?

Estatuto Tributario, Art 654.

Habrá lugar a aplicar sanción por libros de contabilidad en los siguientes casos:

 

1. No llevar libros de contabilidad, si hubiere obligación de llevarlos.

2. No tener registrados los libros principales de contabilidad, si hubiere obligación de registrarlos.

3. No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias lo exigieren.

4. Llevar doble contabilidad.

5. No llevar los de contabilidad en forma que permitan verificar o determinar los factores necesarios para establecer         las bases de liquidación de los impuestos y retenciones.

6. Cuando entre las fechas de las últimas operaciones registradas en los libros y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicite su exhibición, existan más de cuatro meses de atraso.

 

¿Qué hacer para presentar corrección de errores en los libros?

Decreto 2649 de 1993, Art 132.

“Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección”.

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación suscrita por el responsable de la anotación, con indicación de su nombre completo.

 

FUNDAMENTO JURIDICO

Decreto 2649/93 Art 125 y 132

Decreto 266/00, Art 30

Estatuto Tributario, Art 654

 

Términos de ley para resolver este trámite

 

4 días hábiles

 

¿Qué debo hacer para cambiar el nombre comercial?

 

Antes de hacer cualquier diligencia sobre Registro o cambio de nombre, tenga en cuenta lo siguiente:

 

1. La selección de un nombre comercial es compleja y delicada, puede ser fuente de conflictos y por ello debe procederse con cuidado.

2. El nombre de un establecimiento de comercio o de una sociedad no sólo busca identificarlos, sino orientar a los clientes y evitarles confusiones. El nombre comercial transmite imagen, la seriedad de una empresa y su trayectoria.

3. La selección del nombre es cada vez más difícil porque las posibilidades se van agotando; por ello, hay que hacerlo con cuidado y consultando previamente lo existente.

4. La cámara de Comercio quiere ayudarle en el proceso de selección de del nombre y evitar así el registro de un mismo nombre ya registrado que puede ocasionarle problemas en el futuro.  Por ejemplo:

 

1. Hay nombres llamados genéricos sobre los cuales no se tiene propiedad porque sólo indican la actividad del comerciante, ejemplo: carnicería, granero, almacén, etc.  Supóngase una cuadra en la que hay diez carnicerías, si no tuviera distintos adicionales, cómo las distinguiría un cliente, un proveedor o un cobrador.

2. Por lo tanto al genérico hay que agregarle un distintivo, ejemplo: Carnicería El Oasis, Carnicería El Refugio.

3. En caso de que haya nombres muy parecidos y que puedan dar lugar a confusión, es necesario colocarles un distintivo muy propio para diferenciarlos.

 

Instrucciones:

 

*Ingrese en la página Web www.rue.com.co

 

*Haga click en el vínculo HOMONIMIA, que encontrará al lado izquierdo de la página web.

 

*Lea las instrucciones que se indican en la página web.

 

*Digite el nombre que desea colocar a su establecimiento de comercio, sociedad, empresa asociativa de trabajo o empresa unipersonal.

 

*El nombre debe ir digitado sin usar expresiones tales como LTDA, S.A., S en C, E.U. u otras asimiladas.

 

*Haga click en el vínculo consultar.

 

 

*La página arrojará los siguientes resultados:

a.”No se encontraron coincidencias”, significa que el nombre no se encuentra registrado.

b. Si la página arroja un listado con resultados, significa que el nombre ha sido registrado, caso en el cual deberá intentar la consulta con otras opciones.

 

 

RECUERDE:

 

Por su propio bien “Las cámaras de Comercio se abstendrán de matricular a un comerciante o establecimiento de comercio con el nombre idéntico al de otro ya inscrito” (Art 35 C. Cio)

Aún cuando obtenga su matrícula en la Cámara de Comercio, tenga en cuenta que “El derecho sobre el nombre comercial se adquiere por el primer uso, sin necesidad de registro” (Art 603 del código de Comercio).

 

 

* No puede utilizar como nombre comercial una denominación contraria a las buenas costumbres o al orden público, o que pueda engañar a los terceros sobre  la  naturaleza de la actividad que se desarrolla con ese nombre. (Art 606 C. Cio.)

 

 

* La ley 14 de 1979 y el Decreto 744 de 1980, prohíbe usar nombres en idiomas diferentes al español.

 

 

*  Las denominaciones genéricas aluden solo a la actividad del comerciante y por ello no forman parte del nombre comercial como propiedad.

 

 

* El nombre comercial solo puede transferirse con el establecimiento la parte del mismo designada con ese nombre, pero el cedente puede reservarlo para sí, al ceder el establecimiento. La cesión debe hacerse por escrito (Art 608 C. Cio)

 

 

* El derecho sobre el nombre comercial se extingue con el retiro del comercio del titular o la terminación de la explotación  del ramo de negocios al cual se dedicaba.

 

FUNDAMENTO JURIDICO

 

 

Decreto 898/02 Art 8

Art 35, 603, 605, 608, 609 C. Cio.

Decreto 744/80

Ley 14/79.

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