Las Esales son personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de otras personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceras personas o de la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. (Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio).

Son personas jurídicas sin ánimo de lucro que nacen del acuerdo de voluntades de dos o más personas, se rigen por sus estatutos y tienen como fin el desarrollo de actividades de beneficio para sus asociados o para un grupo social en particular.

Son personas jurídicas si ánimo de lucro que surgen de la destinación de un patrimonio o conjunto de bienes para la realización de un fin común o de interés común o de interés social de acuerdo con la voluntad de sus fundadores, puede ser constituida por una o varias personas.

Una fundación puede nacer por un acto unilateral, es decir por decisión de una persona, o por un acuerdo de dos o más personas. Además, en las fundaciones el patrimonio es un elemento esencial, por lo tanto, debe expresarse claramente el valor representativo del mismo.

Se pueden inscribir en el registro que llevan las cámaras de comercio en cualquiera de las siguientes formas: 

1. Del Registro de una Entidad Sin Ánimo de Lucro (Fundación, Asociación y Corporación de acuerdo con el Decreto 2150 de 1995):

• Por acta de constitución junto con los estatutos: los asociados pueden realizar una reunión donde se decide crear o reconstituir la Esal. Se elaborará un acta de constitución, que debe contener los estatutos que van a regir el ente, o los mismos pueden adjuntarse en documento anexo indicando que hacen parte integral del acta. El acta debe estar firmada por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión, ambas firmas deben ser reconocidas ante Notario, o con presentación personal ante juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio al momento de radicar el documento.
  
  
• Por documento privado: Los constituyentes o sus apoderados, anexando el poder correspondiente, pueden optar por crear la entidad mediante documento privado, que debe contener los estatutos, los mismos pueden adjuntarse en documento anexo indicando que hacen parte integral del documento, con los requisitos que más adelante se señalan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario, o realizar la diligencia de presentación personal ante juez o ante el secretario de la Cámara de Comercio, al momento de radicar los documentos por todos los constituyentes, o sus apoderados.
  
  
• Por escritura pública: se puede constituir por escritura pública ante una Notaría, a ella deben comparecer todos los asociados o fundadores, en forma personal o mediante apoderado, anexando el poder correspondiente, a suscribir el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante señalan. La entidad sin ánimo de lucro utilizará esta formalidad de manera obligatoria únicamente siempre que se aporte a su patrimonio un bien inmueble.

 

2. Como registro de apoderados judiciales de Entidades Extranjeras de Derecho Privado Sin Ánimo de Lucro:

• Entidades que ya se encontraban inscritas en el Ministerio del Interior, se inscribe el certificado expedido y enviado por el mencionado ministerio, el cual no genera costo de inscripción.
  
  
• Para las nuevas entidades, deberá presentar: Escritura pública mediante la cual se protocolice: prueba idónea de la existencia y representación de dichas personas jurídicas y del correspondiente poder (Con facultades judiciales) y la manifestación que dicho apoderado haga del lugar del domicilio de los negocios en Colombia y de los datos de su ubicación en Colombia, así mismo tenga en cuenta que los documentos objeto de protocolización deben presentarse cumpliendo con el apostille o legalización del documento. Si el documento se presenta en un idioma diferente del castellano debe allegarse la traducción oficial del documento (Ver Resolución 4300 del 24 de Julio de 2012 del Ministerio de Relaciones Exteriores).

Se determina por la naturaleza de la entidad sin ánimo de lucro que se desea constituir, es decir, si se trata de una asociación, corporación, fundación, conforme con las disposiciones legales que regulen cada tipo de entidad.

Pertenecen a esta clasificación las Asociaciones o Corporaciones y las Fundaciones (Código Civil artículo 633 y siguientes), desagregadas en el Decreto 2150 de 1995 y Decreto 427 de 1996:

No están obligadas a registrarse ante las cámaras de comercio, las siguientes entidades:

• Instituciones de educación superior.
  
  
• Instituciones de educación formal y no formal (Ley 115 de 1994).
  
  
• Personas jurídicas sin ánimo de lucro que prestan servicios de vigilancia privada (Decreto 356 de 1994).
  
  
• Juntas de acción comunal, juntas de vivienda comunitaria, federaciones y confederaciones (Ley 537 de 1999).
  
  
• Iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros (Ley 133 de 1994).
  
  
• Entidades reguladas por la Ley 100 de 1993 de Seguridad Social.
  
  
• Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores.
  
  
• Partidos y movimientos políticos.
  
  
• Cámaras de comercio reguladas por el Código de Comercio.
  
  
• Entidades privadas del sector salud cuando se dediquen a la atención de servicios de salud en los procesos de fomento, prevención, tratamiento y rehabilitación a la comunidad, de que trata la Ley 10 de 1990 y Ley 100 de 1993.
  
  
• Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos que trata la Ley 44 de 1993.
  
  
• Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial, corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Decreto 3130 de 1968 (Ley 489 de 1998).
  
  
• Propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal (edificios, condominios, etc.), (Ley 675 de 2001).
  
  
• Cajas de compensación familiar reguladas por la Ley 21 de 1982.
  
  
• Cabildos indígenas regulados por la Ley 89 de 1890.
  
  
• Entidades que conforman el sistema nacional del deporte de los niveles nacional, departamental y municipal (Ley 181 de 1995).
  
  
• Instituciones de utilidad común que prestan servicios de bienestar familiar (Decreto 1422 de 1996).
  
  
• Organizaciones gremiales de pensionados que trata la Ley 43 de 1984.
• ¿Casas?  cárcel de que trata la Ley 65 de 1993.
  
  
• Clubes de tiro y caza, y asociaciones de coleccionistas de armas (Ley 61 de 1993).
  
  
• Los cuerpos de bomberos voluntarios u oficiales (Ley 322 de 1996).
  
  
• Las demás personas jurídicas respecto de las cuales la ley regula expresamente su creación y funcionamiento, las cuales se regirán por sus normas especiales.
  
  
• Las asociaciones u organizaciones de familias cuyo objeto social sea el desarrollo por el sistema de auto- construcción de programas de vivienda de interés social (Ley 537 de 1999).

Su constitución puede ser por escritura pública o por documento privado o acta, que deberá contener los siguientes requisitos establecidos en el artículo 40 del Decreto 2150 de 1995:

• Nombre, identificación, domicilio (municipio de residencia) y firma de las personas que intervengan como otorgantes. Puede ser en el mismo documento o en un listado de fundadores anexo.
• Nombre de la Entidad.
• El patrimonio y la forma de hacer los aportes.
• La forma de administración y representación legal.
• La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.
• La duración precisa de la entidad y las causas de disolución. La fundación debe tener duración indefinida.
• La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la Entidad.
• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si lo tuviere.
• Nombre e identificación de los administradores y representantes legales.

En caso de realizar la constitución a través de acta, deberá indicarse los siguientes datos:

• Manifestación expresa de constituir la ESAL.
• Elección o designación de representante legal y demás dignatarios o miembros de los órganos de representación y administración, creados en los estatutos. Además, deberán indicar los números de identificación y aceptación de los designados a los cargos.
• Aprobación impartida a los estatutos, los cuales deberán hacerse parte integral del acta de constitución.
• Constancia de aprobación del acta de constitución.

Los actos y documento sujetos a registro son los siguientes:

• Las providencias jurisdiccionales y los actos y documentos proferidos dentro de los procesos de reorganización, adjudicación y liquidación judicial de las entidades sin ánimo de lucro no excluidas expresamente en los artículos 1 y 2 de la ley 1116 de 2006.
  
  
• El certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad competente para efectos del registro de las personas jurídicas actualmente reconocidas.
  
  
• La escritura pública o documento privado de constitución, así como las providencias referentes a este acto.
  
  
• La escritura pública o documento privado que contenga los estatutos o sus reformas.
  
  
• El acta o acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los representantes legales, administradores o revisores fiscales, así como las providencias referentes a estos actos.
  
  
• La disolución y/o la liquidación, así como las providencias referentes a estos actos.
  
  
• Los actos administrativos expedidos por los organismos encargados de la vigilancia de las personas jurídicas a que se refiere el presente libro que requieran de esta inscripción.
  
  
• Los oficios y providencias que comuniquen embargos y demandas civiles relacionados con derechos cuya mutación esté sujeta a registro, así como la cancelación de los mismos.
  
  
• La dirección de la página web y sitios de internet, conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la ley 633 de 2000, para cuyo efecto bastará que el interesado, su representante o apoderado informe por escrito a la respectiva cámara de comercio la referida dirección.
  
  
• Libros de actas de asamblea de asociados y el libro de registro de fundadores. No se registran los libros de contabilidad.

Sí, se pueden transformar en otra Entidad Sin Ánimo de Lucro de la misma naturaleza, por ejemplo, de asociación a corporación.

Para el caso de las entidades sin ánimo de lucro del sector solidario, deben adjuntar la autorización previa del organismo encargado de su vigilancia y control. Para las fundaciones, asociaciones y corporaciones, se recomienda elevar la consulta a la entidad que ejerce inspección, vigilancia y control.

Si el activo de la entidad a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior es cero, debe adjuntar el formulario RUES diligenciado con el balance firmado por el contador o revisor fiscal y representante legal, donde se certifique que la información financiera está en cero.

El artículo 166 del Decreto-Ley 019 de 2012 indica que las Entidades Sin Ánimo de Lucro deben renovar su inscripción ante las Cámaras de Comercio dentro de los tres primeros meses de cada año.

Las fundaciones, asociaciones y corporaciones pueden abrir y matricular establecimientos de comercio si desarrollan actividades mercantiles a través de ellos.
Las entidades del sector solidario pueden abrir y matricular establecimientos, agencias y sucursales.

No, porque no son comerciantes; por lo tanto, deben cancelar el valor del formulario RUES, los derechos de inscripción y el impuesto de registro.

Se debe determinar en términos de pesos, únicamente en la constitución de las fundaciones porque son entidades de carácter eminentemente patrimonial, las demás entidades pueden tener un patrimonio indeterminado.

En todos los casos, el máximo órgano social de la administración que casi siempre es la asamblea y es a quien debe estar asignada esa función en los estatutos sociales.

Es el órgano de dirección de la persona jurídica, y lo constituye la reunión de un conjunto de personas naturales o jurídicas que pertenecen a una determinada entidad, quienes se reúnen por una finalidad colectiva.
La finalidad de celebrar una asamblea, es que los asociados expresen su voluntad respecto a la marcha de la entidad, elijan sus órganos directivos, aprueben estados financieros, reformen sus estatutos y en general tomen todas serie de medidas y decisiones dirigidas al cumplimiento de los fines de la entidad.

Existen diferentes clases de reuniones que facilitan el pronunciamiento de la voluntad colectiva de los asociados y ellas son:

Reuniones ordinarias, reuniones extraordinarias, reuniones de hora siguiente, reuniones de segunda convocatoria, reuniones por derecho propio, reuniones universales y reuniones no presenciales.

Las reuniones ordinarias son aquellas que se celebran por lo menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos, y en silencio de éstos, dentro de los tres primeros meses de cada año, para examinar la situación administrativa, económica y financiera de la entidad, elegir administradores y demás cargos previstos estatutariamente para el funcionamiento de la entidad. Para las reuniones extraordinarias, no existen fechas preestablecidas en los estatutos ni en la ley. Se celebran cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la entidad, por lo que puede celebrarse en cualquier época del año.

Convocada en debida forma la asamblea a reunión ordinaria o extraordinaria, puede presentarse la situación de no encontrarse a la hora convocada el número mínimo de asociados previsto en los estatutos o en la ley para instalar la reunión. En estos casos, siempre que se haya estipulado en los estatutos, se prevé la posibilidad de instalar la asamblea y sesionar en la hora siguiente a la convocada dentro de unos requisitos legales. En este sentido, la Ley 79 de 1988 de cooperativas, aplicable por analogía a las entidades sin ánimo de lucro por virtud de lo dispuesto en el artículo 8º. de la Ley 153 de 1887, dispone que podrá sesionar la asamblea en la hora siguiente, siempre que encuentre presente o representada por lo menos el 10% de los asociados hábiles. Los requisitos especiales que se hayan establecido en los estatutos de la correspondiente entidad sin ánimo de lucro para esta clase de reunión, serán los que deberán observarse al momento de instalar la reunión de la hora siguiente.

Ante la circunstancia de no reunirse los asociados en asamblea ordinaria, bien por falta de convocatoria o porque la misma se haya efectuado sin observar los requisitos previstos en la ley o los estatutos, se puede establecer en los estatutos la “reunión por derecho propio” regulada en la ley comercial. El artículo 429 del Código de Comercio prevé esta clase de reunión, y establece la posibilidad para que la asamblea en una fecha, hora y lugar, establecidos por la misma ley, pueda sesionar. Las siguientes son las características de esta clase de reunión:

• No requiere convocatoria, por cuanto la hace la misma ley.
• Debe realizarse el primer día hábil del mes de abril.
• Solo puede llevarse a cabo a las 10:00 a.m. en el domicilio principal donde funcione la administración de la entidad.
• Debe realizarse en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad.
• Puede deliberar y decidir con cualquier número de asociados.

Es aquella en la que se encuentra presente o representada la totalidad de los asociados hábiles de la respectiva entidad y además existe la voluntad de todos de constituirse en asamblea general. Esta clase de reunión no necesita convocatoria previa y pueden deliberar en cualquier sitio y en cualquier tiempo.

Es aquella en la que se toman decisiones, en reunión de asociados o de junta directiva, sin la asistencia física de los asociados. Esta clase de reuniones fue autorizada por la Ley 222/95 que reformó el Código de Comercio, aplicable a las entidades sin ánimo de lucro, como un sistema alternativo de toma de decisiones que permite a los asociados integrar la asamblea por cualquier medio a través del cual puedan comunicarse simultáneamente o sucesivamente. De igual manera, podrán sesionar de manera no presencial, por escrito, siempre que todos los asociados manifiesten el sentido de su voto dentro de un período no superior a treinta días contados entre la primera comunicación recibida y la última.

Es el aviso o llamamiento que se hace a todos los asociados para comunicarles las condiciones de tiempo, modo y lugar en que va a efectuarse una asamblea de asociados. Cuando se va a efectuar una convocatoria deben observarse en los estatutos quién convoca, pues es claro que los mismos, por su naturaleza contractual, son ley para las partes.

Siempre será aplicable de preferencia el estatuto de la entidad sin ánimo de lucro, pues la ley defiere a la voluntad de los asociados plasmada en los mismos, el estipular el medio o forma de convocatoria y la anticipación que debe observarse. Normalmente se establecen en los estatutos mecanismos como la carta personal, carta, circular, carteles o cualquier otro medio de información directo.

Se debe tener en cuenta que para el número mínimo de días de la convocatoria, no debe tenerse en cuenta el día en que se efectúa la convocatoria ni el día en que se llevará a cabo la reunión.

• La convocatoria debe expresar cuando menos la siguiente información:
• El día, la fecha y hora fijados para la reunión.
• El sitio de la reunión: se debe establecer la ciudad o el municipio. Es necesario indicar el sitio y la reunión exacta.
• El orden del día o temas que se desarrollarán en la reunión, salvo que se trate de una convocatoria para reunión ordinaria.
• La indicación clara de quién efectúa la convocatoria.

Se pueden agremiar las personas de una misma profesión u oficio.

Son organizaciones conformadas por personas de una misma actividad con el objeto de crear una solidaridad o compromiso entre las que ejercen la profesión.

Son organismos integrados por padres de familia para el manejo interno de los establecimientos educativos.

No se registran las instituciones de educación superior, instituciones de educación formal y no formal, personas jurídicas que presten servicios de vigilancia privada, las iglesias, las reguladas por la ley 100 de seguridad social, los sindicatos, partidos y movimientos políticos, entidades privadas del sector salud que trata la ley 10 de 1993.

Se disolverá y liquidará por decisión de la asamblea general ó por el máximo órgano, de acuerdo con los estatutos o cuando se les cancele la personería jurídica. Cuando la entidad decrete su disolución, en ese mismo acto podrá nombrar un liquidador, o en su defecto, lo será el último representante legal inscrito.

La Cámara de Comercio de Barrancabermeja le dará respuesta máxima dentro de los 7 días hábiles siguientes a la radicación del trámite. Sin embargo, para el lapso comprendido entre el mes de enero a abril de cada año, se establecerá como tiempo de respuesta el establecido en la ley, es decir quince (15) días hábiles. La inscripción o devolución del documento se efectuará en estricto orden cronológico, de acuerdo con la radicación de los mismos.

El trámite de revisiones previas se encuentra exceptuado de lo estipulado en el Sistema de Prevención de Fraudes, por cuanto no constituye la entrada formal de un trámite, sino un paso precedente.

A partir del 30 de mayo de 2014, entró en vigencia la Circular Externa 005 de la Superintendencia de Industria y Comercio y creó el Sistema Preventivo de Fraudes – SIPREF, el cual tiene como finalidad prevenir que terceros ajenos a los titulares de los registros públicos que llevamos las Cámaras de Comercio, modifiquen la información que reposa en ellos.

Este nuevo Sistema además de incrementar la seguridad y confiabilidad en la operación de los registros públicos, tiene las siguientes ventajas:

• Verificar la identidad de las personas que realizan trámites físicos o electrónicos.
• Prevenir que terceros no autorizados por el titular del registro modifiquen la información que figura en los registros públicos de la Cámara de Comercio de Barrancabermeja.
• Prevenir fraudes en los registros de los comerciantes o inscritos que no han actualizado datos o no han efectuado su renovación en los últimos tres (3) años.
• Utilizar un sistema de alertas que ponga en conocimiento del comerciante o inscrito la presentación de un trámite y a su vez la inscripción o devolución del mismo.
• Permitir a los titulares de la información registral adoptar medidas que detengan conductas fraudulentas.

Teniendo en cuenta lo establecido en la Circular 002 del 23 de noviembre del 2016, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, a los trámites de compraventa o donación de establecimiento de comercio les aplica el Sistema de Prevención de Fraudes, de la siguiente manera: 

1. La Cámara de Comercio hará una verificación formal de la identidad de la persona que presente o reingrese el trámite, enviando una alerta al correo electrónico registrado y mensaje de texto, que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidas tempranas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas. De igual forma aplica para aquellos casos en que el trámite se realice de manera virtual. 

2. El funcionario que recepciona los documentos en la Cámaras de Comercio, solicitará el original del documento de identidad (no se admiten contraseñas) y deja evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud de inscripción de actos y documentos y debe validar su identidad por medio de mecanismos de identificación biométrica y, si justificadamente no es posible hacer la validación con estos mecanismos, se hará con el sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil. 

3. Radicada la solicitud, la Cámara de Comercio envía una “alerta” a los correos electrónicos que aparecen en el RUES, en las casillas de “correo electrónico” y “correo electrónico de Notificación”, informando la    presentación de la solicitud y los mecanismos con que cuenta para evitar el fraude en los registros públicos. La alerta se enviará al último correo electrónico reportado y al último número de teléfono celular reportado.

Ingreso a la Plataforma. El proponente debe ingresar a la página web de la Cámara De Comercio De Barrancabermeja, www.ccbarranca.org.co, ubicarse en la barra de Servicios en Línea, Registro Único de Proponentes; la Pagina web lo enviará directamente a la página web del sistema integrado de Confecámaras, donde podrá realizar en forma 100% virtual cualquiera de los tramites respecto a este registro ante nuestra organización.

La Cámara de Comercio ha dispuesto la posibilidad de realizar el pago de las siguientes formas:

Puede consultar el estado del trámite en internet, ingresando a www.ccbarranca.org.co, menú de servicios en línea, selecciona la opción de matrícula mercantil, da clic en omitir, en la tabla de “Consulta – Registros Públicos” selecciona la opción de Ruta de documentos estado trámites, acto seguido, ingresa el código de barras o número de recibo de su trámite o la identificación de la persona jurídica y el sistema arroja la información correspondiente.